Un correo electrónico bien escrito proyecta una imagen profesional de tu empresa y se traduce en relaciones comerciales más asertivas y efectivas.
A pesar del auge que han cobrado en los últimos años algunas herramientas de mensajería instantánea, como el WhastApp, el correo electrónico sigue siendo el instrumento de comunicación más utilizado hoy por hoy en el ámbito institucional.
La creciente evolución de la tecnología nos ha llevado a intercambiar una serie de informaciones a través diversos medios digitales; sin embargo, el correo electrónico sigue siendo el medio oficial más seguro y formal para las comunicaciones institucionales y corporativas. ¿Las razones? Es un instrumento de evidencia más efectivo y nos permite conservar y respaldar la información de una manera más organizada.
Si bien, el WhatsApp nos permite tener una comunicación instantánea, cuando queremos recuperar documentos, archivos o alguna conversación con posterioridad, la mayoría de las veces esta tarea se torna complicada. Ello no significa que WhatsApp no tenga ventajas; sin duda, este instrumento tiene grandes beneficios, pero no es el medio ideal para los negocios o empresas, sobre todo cuando nos referimos al envío de información significativa.
¿Cuántos correos electrónicos envías al día? ¿Cómo los escribes y estructuras? Es importante que no minimices esta labor tan elemental y cotidiana como parte de tus labores profesionales. Ten en cuenta que un correo electrónico es la carta de presentación y la imagen que proyectas de la empresa en la que colaboras.
Los receptores siempre apreciarán y agradecerán un correo electrónico bien redactado y cuidado en cada uno de sus detalles. Es importante que al redactar un email tengas claro el propósito de tu mensaje y la relación que tienes con tu receptor, sin olvidar que el correo electrónico exige un protocolo profesional, aun cuando te comuniques con algún cliente o compañero de trabajo con el que llevas una relación de confianza o amistad.
A continuación, te comparto algunas características básicas que debes tener en cuenta al redactar un correo electrónico:
- Escribe correos concisos. Evita la verborrea y busca ser breve, concreto y preciso en tus mensajes. El ritmo de vida tan acelerado que llevamos impide leer textos de larga extensión.
- Elige un asunto breve. Selecciona palabras clave que le den al lector una idea clara de lo que tratará el correo electrónico que ha recibido.
- El saludo va por delante. No olvides escribir el encabezamiento o el saludo adecuado, utilizando palabras como “estimado” o “distinguido”, seguido de la profesión abreviada del destinatario, apellido y el uso de los dos puntos y aparte.
- Estructura tu mensaje. Verifica que tu correo electrónico tenga introducción, cuerpo y cierre. Considera que la información más importante debe ubicarse al principio, de preferencia en el primer párrafo.
- Utiliza listas para destacar el contenido. Ayúdale al receptor a identificar fácilmente la información si tu mensaje contiene varios puntos. Las viñetas, números e incisos son efectivos, así como el uso de negritas.
- Despídete y agradece. Hazlo con énfasis y mediante una manifestación de confianza o agradecimiento al destinatario. No olvides utilizar la palabra “atentamente”.
- Incluye tu firma y los archivos adjuntos. Una firma digital siempre proyectará una imagen más profesional. Importantísimo también que verifiques haber adjuntado los archivos que vas a enviar.
Las reglas de etiqueta y formalidad, como puedes darte cuenta, son imprescindibles en un correo electrónico. Presta mucha atención, dale el tiempo necesario y sé cuidadoso en su redacción. Te aseguro que el esfuerzo vale la pena, ya que se traducirá en relaciones profesionales más asertivas y efectivas.
